Advogada assessoria jurídica para empresas em Sorocaba

O que muda quando a empresa consulta antes de decidir

Boa parte dos processos que chegam a uma empresa começou com uma decisão tomada sem leitura jurídica: um e-mail respondido no calor da discussão, um contrato assinado na pressa, uma dispensa de fornecedor sem aviso formal. A assessoria jurídica preventiva trabalha nesse ponto anterior ao conflito. Pelo Estatuto da Advocacia, a consultoria e a assessoria jurídicas são atividades privativas de advogado, e o que elas entregam é previsibilidade: antes de agir, a empresa sabe o que a lei e os contratos preveem e quais riscos está assumindo. No meu trabalho como advogada de assessoria jurídica para empresas em Sorocaba, a rotina é simples: a empresa pergunta antes, eu leio os documentos e respondo por escrito quando a decisão tem peso.

Notificação extrajudicial: para que serve e como é feita

A notificação extrajudicial é a forma de comunicar formalmente a outra parte sobre um fato com efeito jurídico. Ela serve para constituir o devedor em mora, quando o contrato não fixa data, para avisar a rescisão de um contrato, para pedir a correção de um descumprimento dentro de um prazo ou para registrar que a empresa não concorda com uma cobrança. Pode ser enviada por carta com aviso de recebimento, por e-mail com confirmação de leitura ou pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos, que, pela Lei 6.015/1973, faz a notificação e certifica a entrega. O meio escolhido depende da importância do aviso e da necessidade de provar, depois, que a outra parte recebeu e quando recebeu.

• Identificação completa da empresa e do destinatário, com o endereço que consta no contrato
• Descrição objetiva do fato, com datas e menção à cláusula do contrato
• O que se pede e o prazo para cumprimento
• Consequência prevista no contrato ou na lei se o prazo não for cumprido
• Linguagem sem ofensas nem ameaças, porque a notificação pode virar prova num processo

Parecer jurídico: quando faz sentido pedir por escrito

Nem toda dúvida precisa de parecer. Perguntas do dia a dia costumam ser resolvidas numa conversa. O parecer escrito faz sentido quando a decisão envolve valor relevante, quando os sócios precisam decidir com base na mesma informação ou quando a empresa quer registrar que agiu com cautela. Ele descreve os fatos considerados, as normas aplicáveis, os riscos de cada alternativa e a recomendação. Um parecer não prevê o resultado de um processo futuro, e eu deixo isso claro no próprio texto: ele mostra o que a lei e a jurisprudência indicam hoje, com os pontos que ainda são discutidos nos tribunais. Quando a dúvida volta a aparecer em outras decisões, o parecer também serve de base escrita para que a empresa trate situações parecidas da mesma forma.

Prova documental: o que a empresa deve guardar

Num conflito, ganha força quem consegue mostrar o que aconteceu. O Código de Processo Civil admite todos os meios legais de prova, e no Direito Empresarial a prova documental costuma ser a principal. Mensagens e páginas da internet podem ser preservadas por ata notarial, prevista no art. 384 do CPC, em que o tabelião descreve o que viu. A contabilidade também é prova: o Código Civil, no art. 1.194, manda o empresário conservar a escrituração, a correspondência e os papéis do negócio enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência dos atos ali registrados.

• Contratos assinados e todas as versões negociadas, com os e-mails da negociação
• Pedidos, notas fiscais, comprovantes de entrega e de prestação do serviço
• Notificações enviadas e recebidas, com o comprovante de entrega
• Atas de reunião de sócios e alterações do contrato social
• Conversas por aplicativo exportadas com data, e não apenas capturas de tela soltas

Prazos que a assessoria acompanha

• Cinco anos para cobrar dívida líquida constante de contrato ou outro documento, pelo art. 206, § 5º, I, do Código Civil
• Três anos para a pretensão de reparação civil, pelo art. 206, § 3º, V, do Código Civil
• Trinta dias para levar à Junta Comercial alterações e atas, para que os efeitos retroajam à data da assinatura
• Quatro meses depois do fim do exercício para a reunião anual de aprovação de contas da limitada
• Datas de vencimento e de aviso prévio dos contratos com renovação automática

Como a rotina da assessoria se organiza

Nos primeiros contatos, peço o contrato social, os contratos principais e uma lista das dúvidas que mais se repetem. Com isso, combino com a empresa como as demandas chegam, normalmente pelo WhatsApp ou por e-mail, e quais delas pedem resposta por escrito. Ao longo do tempo, os modelos de contrato, de notificação e de termo de acordo ficam padronizados para a realidade da empresa, o que reduz retrabalho. Quando um conflito aparece, a empresa já tem ao lado quem conhece o histórico, os documentos e as decisões tomadas, e isso encurta o caminho entre o problema e a primeira medida.

A LGPD vale também para a pequena empresa

A Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei 13.709/2018, se aplica a qualquer empresa que trate dados pessoais, independentemente do porte. Tratar dados é coletar, guardar, usar, compartilhar ou apagar informações que identificam uma pessoa: nome, CPF, telefone, endereço, dados bancários, fotos, histórico de compras. A pequena empresa trata dados de clientes no cadastro e na nota fiscal, de funcionários na folha de pagamento e de fornecedores nos contratos. As sanções administrativas da lei estão em vigor desde agosto de 2021, e a fiscalização cabe à Autoridade Nacional de Proteção de Dados, a ANPD. O que a ANPD fez foi criar um regime com obrigações simplificadas para os agentes de pequeno porte. A adequação, portanto, não é um projeto de grande empresa, e sim a organização do que a pequena empresa já faz no dia a dia.

O regime dos agentes de tratamento de pequeno porte

A Resolução CD/ANPD nº 2/2022 define como agentes de pequeno porte, entre outros, as microempresas, as empresas de pequeno porte e as startups, desde que não façam tratamento de alto risco para os titulares. Para quem se enquadra, a resolução traz flexibilizações. A empresa fora do regime, por tratar dados de alto risco, segue as regras gerais da LGPD.

• Dispensa de indicar encarregado, desde que a empresa mantenha um canal de comunicação com os titulares dos dados
• Possibilidade de manter o registro das operações de tratamento de forma simplificada
• Prazo em dobro para responder às solicitações dos titulares e para algumas comunicações à ANPD
• Política simplificada de segurança da informação, com medidas básicas de proteção
• Exclusão do regime para quem faz tratamento de alto risco, como o uso em larga escala de dados sensíveis

Bases legais: por que nem tudo depende de consentimento

É comum a empresa achar que precisa pedir autorização para qualquer uso de dado. A LGPD, no art. 7º, prevê várias bases legais, e o consentimento é só uma delas. Os dados do funcionário na folha de pagamento são tratados para cumprir obrigação legal; os dados do cliente no cadastro de venda, para executar o contrato; a cobrança de um cliente inadimplente pode se apoiar no exercício regular de direitos e na proteção do crédito. O trabalho de adequação começa por mapear quais dados a empresa coleta, para quê, onde ficam guardados e com quem são compartilhados, e por indicar a base legal de cada uso. Esse mapeamento não precisa ser sofisticado: uma planilha que mostre cada tipo de dado, a finalidade, a base legal escolhida, quem tem acesso e por quanto tempo ele fica guardado já permite responder a um titular ou à ANPD com segurança.

Incidente de segurança e sanções

Se houver vazamento, acesso indevido ou perda de dados que possa causar risco ou dano relevante aos titulares, o art. 48 da LGPD obriga o controlador a comunicar a ANPD e os titulares. A Resolução CD/ANPD nº 15/2024 fixou o prazo de três dias úteis para essa comunicação, contado em dobro para os agentes de pequeno porte. As sanções do art. 52 vão da advertência à multa simples de até 2% do faturamento da empresa no Brasil no último exercício, com limite por infração, além de publicização da infração, bloqueio e eliminação dos dados e suspensão do banco de dados. Na aplicação, a ANPD considera, entre outros critérios, a boa-fé, a cooperação e a adoção de boas práticas, o que torna a adequação prévia relevante também para a dosimetria.

Dados de funcionários: o que fica no setor de pessoal

Os dados dos funcionários merecem atenção especial, porque incluem informações que a LGPD chama de sensíveis, no art. 5º, II: dados de saúde, como atestados e exames ocupacionais, dados biométricos, como a digital usada no ponto, e filiação sindical. O tratamento desses dados tem regras próprias no art. 11 e, em geral, se apoia no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, como as normas trabalhistas e previdenciárias. Na prática, isso significa guardar atestados e exames com acesso restrito, não circular dados de saúde em grupos de mensagem, definir por quanto tempo cada documento é mantido depois do desligamento e incluir no contrato com a empresa de medicina do trabalho e com o escritório de contabilidade as regras de proteção que eles também precisam cumprir.

Primeiros passos de adequação na empresa

• Inventário simples dos dados tratados: quais, de quem, para quê, onde ficam e por quanto tempo
• Aviso de privacidade no site, no formulário e no atendimento por WhatsApp
• Cláusulas de proteção de dados nos contratos com contador, sistema de gestão, hospedagem do site e demais operadores
• Controle de acesso: cada funcionário vê apenas os dados de que precisa para trabalhar
• Canal para os titulares pedirem acesso, correção ou exclusão, e um responsável interno por responder
• Plano curto do que fazer em caso de incidente, com quem decide e quem comunica

O que vem antes do registro

Abrir ou reorganizar uma empresa começa por decisões que não são burocráticas: quem serão os sócios, quanto cada um aporta, quem administra, como os lucros são divididos e o que acontece se um deles sair. O contrato social registra essas decisões, e é ele que será lido num conflito futuro. Também é nessa etapa que se escolhe o tipo societário. Desde a Lei 13.874/2019, a sociedade limitada pode ter um único sócio, a chamada sociedade limitada unipessoal, e as antigas EIRELI foram transformadas nesse formato pela Lei 14.195/2021. Atendo empresários e sócios de Sorocaba no escritório da Rua Barão de Cotegipe, 413, no Mangal, e online, e começo sempre pela conversa sobre o negócio antes de redigir qualquer cláusula. Nessa conversa, também confiro o regime de bens dos sócios casados, que pesa nas regras de saída e de sucessão.

O registro na Junta Comercial do Estado de São Paulo

Pela Lei 8.934/1994, cada estado tem uma junta comercial com jurisdição sobre o seu território, e as empresas com sede em Sorocaba registram seus atos na Junta Comercial do Estado de São Paulo, a JUCESP. Contrato social, alterações, atas e distrato são levados a arquivamento na junta. A mesma lei prevê, no art. 36, que os documentos apresentados em até 30 dias da assinatura têm os efeitos do arquivamento retroativos à data em que foram assinados; fora desse prazo, a eficácia conta só a partir do despacho que concede o arquivamento. Esse detalhe importa, por exemplo, na saída de um sócio, porque a responsabilidade dele pelas obrigações da sociedade é contada a partir da averbação.

• Contrato social de constituição ou alteração contratual, assinado pelos sócios
• Documentos de identificação dos sócios e do administrador
• Consulta prévia de viabilidade do nome empresarial e do endereço
• Indicação das atividades econômicas que a empresa vai exercer
• Atas de reunião ou assembleia, quando a decisão depender de deliberação dos sócios

Alvará e atividades de baixo risco

Depois do registro, vêm as inscrições fiscais e o licenciamento para funcionar, que dependem da atividade e do local. A Lei de Liberdade Econômica, a Lei 13.874/2019, no art. 3º, I, dispensa de atos públicos de liberação, como licenças e alvarás, as atividades classificadas como de baixo risco, sem prejuízo da fiscalização posterior. A classificação de risco segue a norma do município ou do estado e, na falta delas, a norma federal. Por isso, antes de alugar um imóvel ou de assinar uma reforma, confiro com a empresa e com o contador se a atividade pretendida, naquele endereço, depende de licença e quais documentos o licenciamento municipal costuma exigir.

Alterações contratuais que pedem atenção

• Entrada ou saída de sócio, com a cessão de quotas e a quitação dos haveres por escrito
• Mudança de administrador e dos poderes para representar a empresa
• Aumento ou redução do capital social
• Mudança de endereço da sede, que repercute em inscrições fiscais e no licenciamento
• Inclusão ou exclusão de atividades, que pode mudar o enquadramento tributário e o risco da atividade
• Alteração do quórum de decisões, lembrando que desde a Lei 14.451/2022 a modificação do contrato social depende de mais da metade do capital

Encerrar a empresa também é ato registrado

Fechar as portas sem dar baixa é um dos hábitos que mais expõem os sócios. A extinção da sociedade passa pelo distrato ou pela liquidação, com o arquivamento na Junta Comercial, e pela baixa nas inscrições fiscais. A Lei Complementar 123/2006, no art. 9º, permite a baixa da empresa mesmo com débitos tributários em aberto, mas esses débitos não desaparecem: passam a ser cobrados dos sócios e administradores, que respondem por eles. Já a empresa que simplesmente deixa de funcionar no endereço, sem comunicar os órgãos públicos, pode ter a dissolução tratada como irregular, o que permite o redirecionamento da execução fiscal ao sócio que administrava, nos termos da Súmula 435 do STJ. Por isso, o encerramento merece o mesmo cuidado da abertura.

Reorganização: quando a estrutura deixou de servir

Com o tempo, a estrutura escolhida na abertura pode deixar de servir: um sócio deixa de participar, a família entra no negócio, a empresa abre uma segunda atividade com risco diferente. A reorganização pode passar por alteração contratual, transformação do tipo societário, cisão, incorporação ou criação de outra empresa. Cada caminho tem efeitos societários, trabalhistas e tributários, e a parte tributária é sempre conferida com o contador da empresa. O meu papel é descrever as alternativas jurídicas, os documentos de cada uma e os riscos para os sócios, para que a decisão seja tomada sabendo o que cada mudança implica. Em reorganizações que envolvem família, também converso sobre o que acontece com as quotas em caso de falecimento ou divórcio de um sócio, porque essas situações costumam chegar sem aviso e encontram o contrato social sem regra para elas.